Hướng dẫn quy trình làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam từ A – Z

Nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam là một hoạt động thương mại quan trọng, góp phần thúc đẩy nền kinh tế nước nhà. Tuy nhiên, quy trình nhập khẩu thường khá phức tạp và đòi hỏi nhiều thủ tục, khiến nhiều cá nhân, doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thực hiện. Bài viết này công ty nhập hàng Trung Quốc Tín Mã sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam từ A đến Z giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí một cách hiệu quả.

Nhập khẩu hàng hóa cần những thủ tục gì?

Các thủ tục để nhập khẩu hàng hóa cần những gì?

Để nhập hàng từ Trung Quốc vào Việt Nam, doanh nghiệp cần tuân thủ một loạt các thủ tục nhập khẩu hàng hoá hải quan và chuẩn bị đầy đủ các chứng từ hợp pháp. Trong trường hợp doanh nghiệp tự làm thủ tục hải quan cho lô hàng nhập khẩu mà không thuê dịch vụ bên ngoài thì cần phải chuẩn bị đầy đủ các chứng từ như sau:

• Vận đơn đường biển/đường hàng không (nếu được yêu cầu)
• Hợp đồng kinh doanh
• Hóa đơn thương mại
• Phiếu đóng gói hàng hóa
• Bản kê chi tiết thông tin của hàng hóa
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
• Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa
• Giấy chứng nhận phân tích
• MSDS (dành cho hàng nguy hiểm, hàng hóa chất)
• Các giấy tờ khác có liên quan nếu được yêu cầu.

Quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam

Quy trình nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam có thể thay đổi tùy theo loại hàng hóa, số lượng, giá trị và quốc gia xuất xứ. Tuy nhiên, về cơ bản, quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa sẽ bao gồm các bước như sau:

Bước 1: Xác định loại hàng hóa cần nhập khẩu

Cần xác định loại hàng hóa cần nhập khẩu

Trước khi tiến hành nhập khẩu, doanh nghiệp cần xác định loại hàng hóa cần nhập thuộc nhóm ngành hàng nào, có nằm trong danh mục hàng bị cấm nhập khẩu hay không, hoặc mặt hàng đó có cần phải xin giấy phép nhập khẩu, công bố hợp chuẩn hợp quy hay kiểm tra chuyên ngành không. Tùy thuộc vào loại hàng hóa, doanh nghiệp phải tuân theo các yêu cầu pháp lý cụ thể. Cụ thể như sau:

• Hàng thương mại thông thường: Đây là những lô hàng đáp ứng đủ điều kiện để tiến hành làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài như thông thường mà không cần giấy phép đặc biệt.
• Hàng bị cấm: Nếu mặt hàng định nhập khẩu nằm trong danh mục hàng cấm nhập khẩu theo Nghị định 187/2013/NĐ-CP, doanh nghiệp phải dừng ngay hoạt động nhập khẩu để tránh các vấn đề pháp lý.
• Hàng phải xin giấy phép nhập khẩu: Nghị định 187/2013/NĐ-CP quy định rõ những mặt hàng cần giấy phép nhập khẩu. Theo đó, doanh nghiệp phải hoàn tất các thủ tục xin giấy phép trước khi đưa hàng về cảng để tránh phát sinh chi phí thuê kho bãi trong thời gian chờ cấp phép.
• Hàng cần công bố hợp chuẩn hợp quy: Doanh nghiệp phải làm thủ tục công bố hợp quy trước khi hàng được đưa về cảng. Quy trình công bố hợp quy cho lô hàng đã được quy định rõ tại Thông tư 28/2012/TT-BKHCN.
• Hàng cần kiểm tra chuyên ngành: Công tác kiểm tra chuyên ngành sẽ được tiến hành sau khi hàng về đến cảng. Cơ quan chức năng sẽ đến lấy mẫu kiểm tra và sau khi có kết quả, doanh nghiệp sẽ thực hiện các thủ tục nhập hàng từ nước ngoài về Việt Nam tiếp theo.

Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract) đóng vai trò vô cùng quan trọng trong giao dịch nhập khẩu hàng hóa, là văn bản pháp lý ghi nhận thỏa thuận giữa hai bên mua – bán và thường được yêu cầu trong toàn bộ quá trình thông quan hàng hóa. Nội dung của hợp đồng cần phải được ghi chép rõ ràng, chi tiết và tuân thủ quy định của pháp luật. Thông thường, hợp đồng này bao gồm các thông tin như tên mặt hàng, số lượng, trọng lượng, giá thành, quy cách đóng gói,…

Bước 3: Kiểm tra bộ chứng từ hàng hóa

Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa đầy đủ khi nhập khẩu hàng hóa

Trước khi tiến hành nhập khẩu một lô hàng, doanh nghiệp cần yêu cầu bên đối tác chuẩn bị đầy đủ và chính xác các chứng từ cũng như theo dõi quá trình đóng hàng và thông tin cập nhật từ phía đối tác. Ngoài việc xin giấy phép nhập khẩu (nếu có) áp dụng cho hình thức nhập khẩu hàng bằng đường biển, đường hàng không, mua bảo hiểm (nếu có),… doanh nghiệp phải đảm bảo chuẩn bị đầy đủ các thủ tục để nhập khẩu hàng hóa như sau:

• Sale contract – Hợp đồng thương mại
• Bill of lading – Vận đơn lô hàng
• Commercial invoice – Hóa đơn thương mại
• Packing list – Phiếu đóng gói hàng hóa
• C/O – giấy chứng nhận xuất xứ lô hàng
• Cùng các giấy tờ khác có liên quan khác.

Bước 4: Nhận giấy báo hàng đến & Đăng ký kiểm tra chuyên ngành

Nếu loại hàng hóa mà doanh nghiệp nhập khẩu nằm trong danh mục sản phẩm phải kiểm tra chuyên ngành thì bước này bắt buộc phải thực hiện. Sau khi doanh nghiệp nhận được giấy báo hàng đến (arrival notice), cần phải đi đăng ký kiểm tra chuyên ngành. Thông thường, hãng vận chuyển sẽ gửi giấy báo này cho doanh nghiệp khoảng hai ngày trước khi tàu đến cảng.

Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan

Khai và truyền tờ khai hải quan tại Tổng Cục Hải quan

Sau khi nhận được giấy báo hàng đến, doanh nghiệp cần khai tờ khai hải quan tại Tổng Cục Hải quan Việt Nam hoặc thực hiện trên hệ thống VNACCS của Cục Hải quan. Ngoài ra, cần lưu ý đến chữ ký số để đăng nhập và truyền tờ khai trên phần mềm khai hải quan điện tử. Nếu chưa có kinh nghiệm, chúng tôi khuyến khích bạn nên sử dụng dịch vụ hải quan trọn gói của các bên uy tín để tránh sai sót.

Khi tờ khai hoàn tất và được truyền đi, hệ thống sẽ tự động cấp số tờ khai nếu thông tin chính xác và đầy đủ. Lưu ý kiểm tra lại một lần nữa để chắc chắn không có sai sót, đặc biệt là các mã quan trọng. 

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order)

Lệnh giao hàng là một loại chứng từ được phát hành bởi hãng tàu hoặc công ty vận chuyển, căn cứ để yêu cầu đơn vị lưu kho hoặc cảng chứa hàng phát hàng cho chủ hàng. Để có được lệnh giao hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thủ tục khi nhập khẩu hàng hóa và đưa đến cho hãng vận chuyển. Cụ thể:

• Bản sao Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân.
• Bản sao vận đơn (Copy B/L)
• Bản gốc của vận đơn đã được lãnh đạo công ty đóng dấu xác nhận.
• Tiền phí cần thanh toán

Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Bộ hồ sơ hải quan đầy đủ sẽ giúp lô hàng nhập khẩu được thông quan

Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa, mã HS code và các quy định của Nhà nước, doanh nghiệp phải đăng ký những thủ tục liên quan để được cấp các chứng nhận cần thiết. Việc này rất quan trọng vì nếu không đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng, lô hàng nhập khẩu có thể không được thông quan và gặp khó khăn trong quá trình làm việc với các cơ quan chức năng. Bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu hàng hóa bao gồm các giấy tờ sau:

• Giấy giới thiệu
• Tờ khai phân luồng
• Hóa đơn (Invoice)
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
• Vận đơn đường biển (Bill of lading)
• Các chứng từ cần thiết khác như Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…

Sau khi xuất trình hồ sơ cho hải quan, nếu các chứng từ hợp lệ, hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.

Bước 8: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục hải quan

Sau khi tờ khai hải quan được thông qua, doanh nghiệp cần tiến hành nộp thuế. Đối với hàng hóa nhập khẩu, doanh nghiệp phải nộp hai loại thuế chính:

• Thuế giá trị gia tăng (VAT)
• Thuế nhập khẩu. 

Ngoài ra, đối với các mặt hàng có tính đặc thù, doanh nghiệp còn phải nộp thêm thuế môi trường và thuế tiêu thụ đặc biệt.

• Tờ khai luồng xanh: Doanh nghiệp đóng thuế và sau khi tiền thuế vào có thể in được mã vạch để tiến hành thanh lý và nhận hàng.
• Tờ khai luồng vàng: Doanh nghiệp có thể đóng thuế trước hoặc sau khi làm thủ tục mở tờ khai, sau đó mở tờ khai, thanh lý và nhận hàng.
• Tờ khai luồng đỏ: Cũng giống như luồng vàng nhưng trong bước mở tờ khai thực tế sẽ có thêm một bước làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa.

Bước 9: Làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng hóa về kho bảo quản

Doanh nghiệp cần xác định kho và bến bãi để bảo quản hàng hóa

Khi tiến hành thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng hóa về kho bảo quản, doanh nghiệp cần lưu ý hai vấn đề chính sau đây:

• Phương tiện chuyên chở để đưa hàng về: Doanh nghiệp cần sắp xếp phương tiện chuyên chở phù hợp để vận chuyển hàng Trung Quốc từ cảng hoặc kho lưu trữ về nơi bảo quản.
• Nhà kho và bến bãi để bảo quản hàng hóa: Sau khi đưa hàng về, doanh nghiệp cần xác định nơi lưu trữ và bảo quản hàng hóa tại nhà kho hoặc bến bãi phù hợp.

Lưu ý: Các doanh nghiệp nhập khẩu phải luôn đảm bảo hiệu lực của lệnh giao hàng, nếu không, bạn cần phải liên hệ với bên hãng tàu để gia hạn thêm.

Sau đó, người đại diện của doanh nghiệp nhập khẩu sẽ đến phòng thương vụ của cảng nhập hàng để trình một số loại giấy tờ như: Giấy giới thiệu của chủ hàng, mã vạch tờ khai hải quan, lệnh giao hàng,… Lúc này, nhân viên sẽ lập hóa đơn cho doanh nghiệp để thanh toán những khoản phí cần thiết. Người đại diện chỉ cần nộp phí và nhận phiếu giao nhận (ER) sau đó bốc hàng lên xe và đưa về nơi bảo quản.

Bước 10: Lưu trữ hồ sơ và chứng từ

Mọi chứng từ và giấy tờ liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa cần phải được lưu trữ kỹ lưỡng để đối chiếu trong trường hợp có phát sinh, khiếu nại hoặc cần thiết cho việc kiểm tra và giám định sau này. Các các thủ tục cần thiết khi nhập khẩu hàng hóa cần lưu giữ bao gồm:

• Hồ sơ hải quan, hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế.
• Hồ sơ xét miễn thuế, hoàn thuế, giảm thuế, không thu thuế.
• Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền phạt nộp thừa, tiền chậm nộp,…
• Chứng từ vận tải, tài liệu kỹ thuật, phiếu đóng gói,…
• Sổ sách, chứng từ kế toán.

Xem thêm: Quy trình 5 bước và thủ tục nhập khẩu hàng nội địa Trung về Việt Nam

Những điều cần lưu ý khi làm các thủ tục để nhập khẩu hàng hóa

Thực hiện thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng hóa về kho bảo quản

Thực tế, quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hoá vào Việt Nam khá phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và nắm vững các lưu ý quan trọng. Dưới đây là những vấn đề mà các cá nhân, doanh nghiệp cần chú ý khi làm thủ tục nhập hàng hóa vào Việt Nam:

• Mỗi tờ khai chỉ được phép khai tối đa 50 mặt hàng, nếu có nhiều hàng hơn, doanh nghiệp cần sử dụng nhiều tờ khai và liên kết chúng với nhau bằng số nhánh của tờ khai.
• Tỷ giá tính thuế được áp dụng theo ngày đăng ký tờ khai và khai thông tin nhập khẩu. Nếu doanh nghiệp thực hiện hai thủ tục này trong hai ngày khác nhau, hệ thống sẽ tự động điều chỉnh tỷ giá cho phù hợp. Trường hợp có sai sót về tỷ giá, người khai hải quan sẽ sử dụng nghiệp vụ IDB để báo lỗi và hệ thống sẽ tự động điều chỉnh.
• Khi sử dụng chức năng IDA, hệ thống sẽ tự động lấy thuế suất tại ngày dự kiến khai báo IDC để áp dụng cho lô hàng.
• Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định về hàng hóa được miễn thuế, giảm thuế để đảm bảo hưởng đúng ưu đãi theo quy định khi tiến hành khai báo trên hệ thống.
• Đối với hàng hóa chịu thuế VAT, doanh nghiệp cần nhập mã thuế suất VAT chính xác vào mục khai báo trên hệ thống.
• Hệ thống sẽ từ chối cấp số tờ khai và báo lỗi trong trường hợp doanh nghiệp không đủ điều kiện đăng ký tờ khai. Những trường hợp cấp bách như cứu trợ, phục vụ an ninh quốc phòng, hệ thống vẫn có thể chấp nhận cho phép doanh nghiệp đăng ký tờ khai.
• Doanh nghiệp cần đăng ký bảo lãnh riêng trước khi được cấp số tờ khai. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần đảm bảo số vận đơn khai trong màn hình nhập liệu khớp với số vận đơn thực tế.
• Nếu cùng một mặt hàng mà có thời hạn nộp thuế khác nhau, doanh nghiệp cần phải khai báo trên nhiều tờ khai riêng biệt để tương ứng với từng thời hạn nộp thuế.

Xem thêm: Thủ tục nhập khẩu mỹ phẩm về Việt Nam chi tiết từ A – Z

Trên đây là toàn bộ quy trình làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam mà Tín Mã đã tổng hợp và chia sẻ. Nếu còn bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần sử dụng dịch vụ nhập hàng từ Trung Quốc về Việt Nam, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn giải pháp toàn diện và tối ưu nhất.