Thủ tục hải quan là gì? Quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu

Hoạt động nhập khẩu hàng hóa không đơn thuần là quá trình mua bán, vận chuyển hàng hóa mà còn bao gồm các thủ tục hải quan vô cùng phức tạp. Việc thực hiện các thủ tục hải quan nhập khẩu đòi hỏi phải có chuyên môn, hiểu rõ về quy trình cũng như chuẩn bị đầy đủ mọi giấy tờ liên quan. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu một cách chuẩn xác. Cùng Đơn vị nhập hàng Trung Quốc Tín Mã tìm hiểu các bước thực hiện chi tiết qua bài viết dưới đây.

Làm thủ tục hải quan nhập khẩu là gì?

Thông thường, quy trình làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu bao gồm việc nghiên cứu thông tin liên quan đến hàng hóa, các chính sách của Nhà nước và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan Hải quan. Sau khi hoàn tất các thủ tục, hàng hóa sẽ được bốc dỡ khỏi khu vực cảng, đưa về kho của người nhập khẩu. Thực tế, mục đích chính của việc làm thủ tục hải quan nhập khẩu là:

• Kiểm soát hàng hóa nhập khẩu: Đảm bảo hàng hóa nhập khẩu đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, an toàn, vệ sinh, môi trường, an ninh quốc phòng, trật tự an ninh xã hội,…

• Thu thuế, phí, lệ phí: Nhà nước thu thuế, phí, lệ phí đối với hàng hóa nhập khẩu Trung Quốc theo quy định của pháp luật.

• Thống kê hoạt động xuất nhập khẩu: Phục vụ công tác quản lý của nhà nước về xuất nhập khẩu.

Có thể thấy, quá trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu khá phức tạp và tốn nhiều thời gian, đặc biệt đối với các doanh nghiệp, chủ shop thường xuyên làm thủ tục hải quan nhập khẩu Trung Quốc về Việt Nam. Do đó, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ của các đại lý hải quan uy tín để đảm bảo thủ tục thông quan hàng hoá nhập khẩu diễn ra thuận lợi cũng như được hỗ trợ kịp thời, mọi lúc mọi nơi.

Tìm hiểu khái niệm của thủ tục hải quan nhập khẩu

Quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu chi tiết

Về cơ bản, cách làm thủ tục hải quan nhập khẩu chi tiết sẽ bao gồm các bước cần thiết để đưa hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam một cách hợp pháp. Việc nắm rõ quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và đảm bảo hàng hóa được nhập khẩu đúng quy định theo kế hoạch. Nhìn chung, sơ đồ thủ tục nhập khẩu hàng hoá sẽ diễn ra theo trình tự sau:

Sơ đồ thủ tục hải quan hàng nhập khẩu kinh doanh

Dưới đây là chi tiết các bước làm thủ tục hải quan nhập khẩu cơ bản nhất:

Kiểm tra chứng từ nháp của hồ sơ khai thủ tục hải quan nhập khẩu

Nhà nước áp dụng các chính sách khác nhau cho từng loại hàng hóa nhập khẩu, bao gồm các quy định về thuế, kiểm tra chuyên ngành, giấy phép nhập khẩu và nhiều yêu cầu khác. Nếu có sai sót trong khâu chuẩn bị hồ sơ như sai mã HS, sai chứng từ xuất xứ hàng hóa (C/O), thiếu giấy phép nhập khẩu thì thời hạn làm thủ tục hải quan nhập khẩu sẽ bị kéo dài và tốn nhiều chi phí.

Để đảm bảo quy trình làm các thủ tục hải quan khi nhập khẩu hàng nội địa Trung diễn ra thuận lợi, người thực hiện cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ phù hợp với từng loại hàng hóa. Tối thiểu, hồ sơ làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu phải có các loại giấy tờ sau:

• Vận đơn (Bill of Lading)

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

• Bảng kê hàng hóa (Packing List)

Ngoài ra, tùy theo đặc tính của hàng hóa, người nhập khẩu có thể chuẩn bị thêm một số giấy tờ liên quan khác như giấy chứng nhận kiểm dịch động thực vật, giấy chứng nhận sức khỏe, giấy phép nhập khẩu, giấy công bố hợp lệ. Các giấy tờ này phải được chuẩn bị đầy đủ trước khi hàng về Việt Nam để tránh tình trạng chậm trễ trong quá trình làm thủ tục đăng ký hải quan nhập khẩu.

Khai thông tin nhập khẩu (IDA)

Bước tiếp theo trong quá trình làm thủ tục khai hải quan hàng nhập khẩu yêu cầu người khai hải quan phải cung cấp các thông tin nhập khẩu bằng nghiệp vụ IDA (Import Data Entry). Sau khi đã khai đầy đủ 133 chỉ tiêu trên màn hình IDA, người khai gửi thông tin đến hệ thống VNACCS (Hệ thống Quản lý Hải quan Tự động Việt Nam).

Hệ thống VNACCS sẽ tự động cấp số tờ khai và xuất ra các chỉ tiêu liên quan như thuế suất, tên đầy đủ tương ứng với các mã đã nhập trước đó. Cụ thể, tên nước nhập khẩu tương ứng với mã nước, tên doanh nghiệp nhập khẩu tương ứng với mã số doanh nghiệp.

Ngoài ra, hệ thống cũng tự động tính toán các chỉ tiêu liên quan đến trị giá hàng hóa, số thuế phải nộp và phản hồi kết quả này trên màn hình đăng ký tờ khai (IDC – Import Declaration Clearance). Khi hệ thống cấp số tờ khai, bản khai thông tin nhập khẩu IDA được lưu lại trên hệ thống VNACCS để phục vụ các bước làm thủ tục tiếp theo.

Khai thông tin nhập khẩu IDA

Đăng ký tờ khai nhập khẩu (IDC)

Sau khi hệ thống VNACCS phản hồi màn hình đăng ký tờ khai (IDC), người khai hải quan cần kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ thông tin đã khai báo cũng như các thông tin do hệ thống tự động tính toán và xuất ra. Nếu xác nhận tất cả thông tin là chính xác, người khai có thể gửi tờ khai đến hệ thống để hoàn tất đăng ký.

Tuy nhiên, trong trường hợp phát hiện có thông tin khai báo không chính xác và cần sửa đổi, người khai phải sử dụng nghiệp vụ IDB (Import Data Browse) để gọi lại màn hình khai thông tin nhập khẩu (IDA). Tại đây, người khai có thể chỉnh sửa các thông tin cần thiết. Sau đó thực hiện các bước tiếp theo tương tự như lần khai báo đầu tiên: gửi thông tin sang hệ thống VNACCS, đợi hệ thống phản hồi màn hình IDC, kiểm tra lại toàn bộ thông tin và cuối cùng thực hiện thủ tục mở tờ khai hải quan hàng nhập khẩu để đăng ký chính thức.

Lấy lệnh giao hàng cho bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan nhập khẩu

Lệnh giao hàng là giấy tờ do công ty vận chuyển cấp cho người nhập khẩu, xác nhận quyền được rút hàng ra khỏi khu vực cảng và kiểm tra hàng hóa.

Trước khi lô hàng về đến cảng từ 1 – 2 ngày, công ty vận chuyển sẽ thông báo số tiền phí vận chuyển, phí bảo hiểm hàng hóa và các chi phí khác cần được thanh toán. Người nhập khẩu phải đóng đủ các khoản phí này cho công ty vận chuyển. Sau khi nhận được đầy đủ tiền phí, công ty vận chuyển sẽ cấp lệnh giao hàng, cho phép người nhập khẩu đến rút và kiểm tra hàng hóa tại khu vực cảng.

Khai hải quan điện tử trên phần mềm hải quan

Đối với thủ tục làm tờ khai hải quan nhập khẩu điện tử, các bước cần thực hiện bao gồm:

• Đăng ký thông tin doanh nghiệp lên hệ thống của cơ quan Hải quan.

• Mua chữ ký số và phần mềm khai hải quan điện tử để có thể truyền dữ liệu tờ khai lên cơ quan Hải quan.

• Khai báo và gửi dữ liệu về lô hàng nhập khẩu lên hệ thống của cơ quan Hải quan.

• Hệ thống sẽ phân loại bộ hồ sơ của lô hàng thành 3 mức: xanh, vàng và đỏ (chi tiết sẽ được đề cập ở bước 5).

Khai báo hải quan điện tử thông qua phần mềm Ecuss-Vnaccs

Đăng ký kiểm tra chuyên ngành cho bộ hồ sơ thủ tục hải quan nhập khẩu

Tùy theo từng loại sản phẩm, người nhập khẩu phải đăng ký kiểm tra chuyên ngành tương ứng trước khi làm thủ tục hải quan. Các loại hình kiểm tra chuyên ngành bao gồm kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật, kiểm tra chất lượng thực phẩm, kiểm tra giấy phép nhập khẩu, kiểm tra giấy công bố hợp quy,… Không làm tốt khâu này có thể dẫn đến sự chậm trễ, phát sinh chi phí không đáng có trong quá trình làm thủ tục hải quan hàng hoá nhập khẩu.

Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu tại Cảng/Sân bay

Sau khi hoàn tất thủ tục khai báo hải quan hàng nhập khẩu điện tử và đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có), người nhập khẩu cần đem bộ hồ sơ đến cảng/sân bay để làm các thủ tục hải quan nhập khẩu cuối cùng.

Tại đây, bộ hồ sơ sẽ được phân loại thành 3 mức để áp dụng các biện pháp kiểm tra khác nhau:

• Xanh: Trường hợp này rất hiếm gặp. Bộ hồ sơ chỉ cần nộp lệ phí buộc tồn, thanh lý và rút hàng ra khỏi khu vực cảng.

• Vàng: Bộ hồ sơ sẽ được kiểm tra trên giấy tờ. Người nhập khẩu cần nộp đầy đủ hồ sơ, cơ quan Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra, nếu mọi thủ tục đều đạt yêu cầu thì hàng hóa sẽ được thông quan và giải tỏa.

• Đỏ: Đây là trường hợp hồ sơ cần được kiểm tra hàng hóa thực tế. Người nhập khẩu cần chuẩn bị kỹ lưỡng, đảm bảo hàng hóa nhập khẩu đạt chuẩn, không có vấn đề phát sinh để thuận lợi thông qua vòng kiểm tra khắt khe của cơ quan Hải quan. Đặc biệt với các công ty mới làm thủ tục thông quan hàng hoá nhập khẩu lần đầu, tỷ lệ rơi vào diện kiểm tra đỏ là rất cao.

Giai đoạn phân luồng tờ khai hải quan

Vận chuyển nội địa từ cảng về kho

Bước cuối cùng trong quy trình làm thủ tục khai báo hải quan nhập khẩu là vận chuyển nội địa từ cảng về kho. Sau khi lô hàng được thông quan, người nhập khẩu cần đến thương vụ tại cảng/sân bay để thanh toán các khoản lệ phí liên quan và hoàn tất thủ tục rút hàng về kho của mình.

Tại một số cảng lớn đã áp dụng hệ thống điện tử hóa, toàn bộ quy trình thanh toán phí, xuất trình giấy tờ và làm thủ tục rút hàng sẽ được thực hiện trên hệ thống điện tử. Người nhập khẩu cần tuân thủ quy trình khai báo, thanh toán điện tử theo đúng quy định tại từng cảng để hoàn tất quá trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu.

Vận chuyển hàng từ cảng đến kho hàng

Việc số hóa quy trình giúp nâng cao hiệu quả, minh bạch hóa các giao dịch và giảm thiểu thời gian, công sức cho cả người nhập khẩu lẫn các bên liên quan. Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ đúng quy trình, người nhập khẩu cần lưu ý cập nhật và nắm rõ các hướng dẫn sử dụng hệ thống điện tử tại từng cảng.

Như vậy, trên đây là toàn bộ hướng dẫn làm thủ tục hải quan nhập khẩu chi tiết mà các doanh nghiệp, chủ shop chuyên nhập hàng China cần nắm để việc nhập khẩu hàng hoá luôn diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng. Nếu quý khách cần hỗ trợ các khâu làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng Trung – Việt, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Tín Mã để được hỗ trợ tốt nhất. Với dịch vụ nhập hàng sỉ từ Trung Quốc tại Tín Mã, khách hàng sẽ được hỗ trợ từ A đến Z về việc tìm kiếm nguồn hàng, đặt hàng, làm thủ tục hải quan nhập khẩu và vận chuyển về Việt Nam.